Conditions Générales de Vente

Version du 6 octobre 2026.

Les présentes CGV régissent la fourniture des solutions HELLO et AUPTIMA, éditées par la société AUPTIMA, aux clients professionnels.

La société AUPTIMA édite deux solutions distinctes : HELLO, l'agent vocal d'accueil téléphonique des artisans, et AUPTIMA, le logiciel tout-en-un des salons de coiffure et de beauté. Les présentes CGV s'appliquent à l'une et à l'autre :

En cas de contradiction entre la Partie I et la partie propre à la solution souscrite par le Client, cette dernière prévaut.

Partie I — Dispositions communes

La présente partie s'applique à la solution HELLO et à la solution AUPTIMA.

1. Préambule et définitions

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent les relations contractuelles entre la société AUPTIMA, SASU au capital de 100 €, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 2026B00154 (SIRET 999 425 754 00010), dont le siège social est situé 27F Chemin de Champlong, 69450 Saint-Cyr-au-Mont-d'Or (ci-après « AUPTIMA » ou « le Prestataire ») et toute personne morale ou personne physique professionnelle souscrivant au Service (ci-après le « Client »).

Au sens des présentes :

  • Solution : l'une des deux solutions éditées par AUPTIMA, la solution HELLO (Partie II) ou la solution AUPTIMA (Partie III).
  • Service : la Solution souscrite par le Client, telle que décrite dans la partie qui lui est propre (section 14 pour HELLO, section 25 pour AUPTIMA).
  • Espace client : l'interface web de la Solution souscrite, depuis laquelle le Client utilise le Service, gère son abonnement et contacte le support ; elle est précisée dans la partie propre à chaque Solution.

Les termes propres à chaque Solution sont définis dans la partie qui la concerne (section 13 pour HELLO, section 24 pour AUPTIMA).

2. Objet et acceptation

Les présentes CGV ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles AUPTIMA fournit au Client le Service. Elles s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions, et notamment des conditions générales d'achat du Client.

La souscription au Service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGV par le Client, lequel reconnaît en avoir pris connaissance préalablement à la conclusion du contrat. L'acceptation est matérialisée par la validation de la case « J'accepte les Conditions Générales de Vente » lors de la souscription en ligne ou, le cas échéant, par signature du devis ou bon de commande.

3. Souscription et compte client

La souscription au Service est réservée aux personnes morales ou aux personnes physiques agissant à des fins professionnelles. Le Client garantit l'exactitude des informations transmises à AUPTIMA lors de la souscription et s'engage à les mettre à jour sans délai en cas de changement.

Les modes de souscription propres à chaque Solution sont précisés dans la partie qui la concerne (section 15 pour HELLO, section 26 pour AUPTIMA).

4. Modalités de paiement

Le paiement s'effectue par carte bancaire via la plateforme sécurisée Stripe Payments Europe, Ltd (siège : Dublin, Irlande), conformément à ses propres conditions. AUPTIMA n'a jamais accès ni ne conserve les données de paiement du Client, lesquelles transitent uniquement par les serveurs de Stripe (certifié PCI-DSS niveau 1).

Les prix sont exprimés en euros, hors taxes (TVA non applicable, art. 293 B du CGI — franchise en base de TVA).

Retard de paiement. Conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, toute somme non payée à son échéance porte de plein droit, sans qu'un rappel préalable soit nécessaire, des pénalités de retard calculées au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix (10) points, et donne lieu au versement d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros (40 €).

Les modalités de facturation, de prélèvement et de traitement des impayés propres à chaque Solution sont précisées dans la partie qui la concerne (section 17 pour HELLO, section 29 pour AUPTIMA).

5. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

  • fournir à AUPTIMA des informations exactes, complètes et à jour permettant la configuration correcte du Service ;
  • ne pas utiliser le Service à des fins frauduleuses, illicites, contraires aux bonnes mœurs ou portant atteinte aux droits de tiers ;
  • ne pas tenter de contourner les mécanismes de sécurité, de plafonnement ou de décompte du Service ;
  • informer ses propres clients, prospects et appelants de l'utilisation d'un système d'intelligence artificielle conformément à l'article 50 du Règlement européen sur l'IA ;
  • respecter les obligations légales applicables à son activité, et notamment celles relatives à la protection des données personnelles de ses propres clients et appelants.

6. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations en cas de survenance d'un événement de force majeure, au sens de l'article 1218 du Code civil, et notamment : panne généralisée des réseaux de télécommunications, interruption de service des fournisseurs tiers indispensables au Service (hébergement, téléphonie, paiement, etc.), attaque informatique d'ampleur, décision administrative ou judiciaire empêchant la poursuite du Service, conflit armé, pandémie, ou tout autre événement habituellement qualifié de force majeure par la jurisprudence française.

7. Données personnelles

Le traitement des données personnelles collectées dans le cadre de l'exécution du Service est régi par la Politique de Confidentialité d'AUPTIMA, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

Dans le cadre du Service, AUPTIMA agit en qualité de sous-traitant du Client pour les données des appelants et de la clientèle du Client traitées au nom et pour le compte du Client. Un accord de sous-traitance (DPA) conforme à l'article 28 du RGPD est disponible sur simple demande à [email protected] ou via le formulaire de contact.

8. Propriété intellectuelle

L'ensemble des éléments composant le Service (logiciels, bases de données, marques, interfaces, modèles, documentation) demeure la propriété exclusive d'AUPTIMA ou de ses partenaires. La souscription au Service ne confère au Client qu'un droit d'usage personnel, non exclusif, non transférable, limité à la durée de l'abonnement.

Les contenus et données fournis par le Client (base de connaissances, fichier clients, fiches services ou prestations, tarifs, scripts spécifiques, etc.) demeurent la propriété exclusive du Client. Le Client concède à AUPTIMA, pour la durée du contrat, un droit d'usage strictement nécessaire à la fourniture du Service.

Les transcriptions d'appels collectées dans le cadre du Service peuvent être utilisées par AUPTIMA, après anonymisation conforme au RGPD, à des fins d'amélioration continue des modèles d'IA utilisés (intérêt légitime). Le Client peut s'opposer à cette réutilisation par simple e-mail à [email protected] ou via le formulaire de contact.

9. Confidentialité

Chacune des parties s'engage à conserver strictement confidentielles toutes les informations identifiées comme telles, ou présentant un caractère manifestement confidentiel, dont elle aurait connaissance à l'occasion de l'exécution des présentes. Cette obligation perdure pendant deux (2) ans après la fin du contrat.

10. Modification des CGV

AUPTIMA se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Les Clients seront informés de toute modification substantielle par e-mail, au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. Le Client peut, en cas de désaccord avec les modifications, résilier le Service sans préavis avant la date d'entrée en vigueur, sans pénalité ni indemnité.

11. Loi applicable et règlement des litiges

Les présentes CGV sont régies par le droit français. Les parties s'efforceront de régler à l'amiable tout différend né de l'interprétation ou de l'exécution des présentes, préalablement à toute action contentieuse.

Le Client professionnel peut, en cas de litige non résolu à l'amiable, saisir le Médiateur des entreprises (www.economie.gouv.fr/mediateur-des-entreprises).

À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à la formation, à l'exécution ou à l'interprétation des présentes CGV sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Lyon, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

12. Mentions légales

AUPTIMA — SASU au capital de 100 € — Siège social : 27F Chemin de Champlong, 69450 Saint-Cyr-au-Mont-d'Or — SIRET 999 425 754 00010 — RCS Lyon N° 2026B00154 — TVA non applicable, art. 293 B du CGI — Représentant légal : M. Coin, Président.

Contact général : [email protected] ou via le formulaire de contact. Question relative à la facturation : [email protected]. Support clients (résiliation, garanties, remboursement) : [email protected]. Données personnelles / RGPD / DPO : [email protected].

Partie II — Solution HELLO

La présente partie s'applique uniquement à la solution HELLO.

13. Définitions propres à HELLO

Au sens des présentes :

  • Service : la solution « HELLO by Auptima », concierge intelligent (IA) permettant la prise et le traitement d'appels téléphoniques entrants pour le compte du Client, incluant l'Espace client, la téléphonie associée et les fonctionnalités décrites en section 14.
  • Espace client : l'interface web HELLO accessible sur app.helloauptima.com, depuis laquelle le Client consulte ses appels, modifie sa base de connaissance, gère son abonnement et contacte le support.
  • Forfait inclus : volume de minutes de conversation comprises dans l'abonnement : mille deux cents (1 200) minutes par Cycle, soit vingt (20) heures.
  • Cycle : période de trente (30) jours calendaires courant à compter de la date d'activation du Service, renouvelable par tacite reconduction.
  • Minutes supplémentaires : minutes consommées au-delà du Forfait inclus sur un Cycle donné, facturées au tarif unitaire défini en section 18.
  • Plafond de consommation : volume maximal de minutes consommables sur un Cycle, défini en section 18.
  • RDV qualifié : appel entrant ayant abouti à une demande d'intervention, de devis, ou de rendez-vous commercial transmise au Client par le Service.

14. Description du Service

AUPTIMA fournit au Client HELLO, un concierge téléphonique intelligent dédié, capable de prendre en charge les appels téléphoniques entrants 24h/24 et 7j/7. Le Service inclut notamment :

  • Mise à disposition d'un numéro de téléphone dédié au Client ;
  • Configuration initiale de HELLO à partir des informations métier fournies par le Client (zone, services, tarifs indicatifs, horaires, FAQ) ;
  • Prise d'appel, qualification du demandeur, prise de message, prise de rendez-vous et transmission au Client par e-mail et/ou SMS et/ou intégration calendrier ;
  • Base de connaissance étendue (services, tarifs indicatifs, horaires, FAQ, scénarios spéciaux) et prise de rendez-vous directement sur l'agenda du Client (Google Agenda), incluses dans tous les plans ;
  • Transfert de l'appel vers le mobile du Client selon les règles définies par celui-ci ;
  • Espace client permettant la consultation des appels et de leurs résumés écrits ;
  • Support technique selon le niveau correspondant au plan souscrit (voir section 19).

Le Client reconnaît que le Service repose sur des modèles d'intelligence artificielle et que, malgré les efforts d'AUPTIMA pour en garantir la qualité, ces modèles peuvent occasionnellement produire des réponses imparfaites ou inattendues. Le Client s'engage à signaler tout dysfonctionnement à l'adresse le formulaire de contact.

15. Souscription à HELLO

La souscription peut être réalisée selon l'un des deux modes suivants :

  • Inscription en ligne : inscription en ligne sur la page /quick-start, avec saisie par le Client lui-même des informations de configuration (identité, métier, services, horaires, zone d'intervention, coordonnées) puis vérification de son numéro de mobile par SMS. Aucune carte bancaire n'est demandée à ce stade. Le Service est activé automatiquement en moins d'une (1) heure après inscription, avec un délai contractuel maximal de vingt-quatre (24) heures ouvrées en cas d'incident technique ;
  • Avec l'équipe AUPTIMA : après un échange avec l'équipe, utilisation du lien de paiement transmis par e-mail ou SMS, redirigeant vers la plateforme sécurisée Stripe. L'offre, le prix et la période d'essai sont identiques à l'inscription en ligne.

Le Service est activé automatiquement après finalisation de la configuration par le Client.

17. Modalités de paiement propres à HELLO

Moyen de paiement et essai gratuit. Aucune carte bancaire n'est requise pour ouvrir la période d'essai gratuite de quatorze (14) jours (section 16) : ni empreinte, ni autorisation, ni débit n'interviennent pendant l'essai. Le Client renseigne un moyen de paiement depuis son Espace client s'il souhaite poursuivre au-delà de l'essai ; le premier prélèvement intervient alors à l'issue de la période d'essai. À défaut de moyen de paiement renseigné avant l'échéance, l'abonnement est automatiquement résilié sans frais ni préavis.

En cas d'échec du prélèvement automatique à l'échéance, AUPTIMA tentera trois (3) relances automatiques via Stripe sur une période de sept (7) jours. À défaut de régularisation, le Service pourra être suspendu sans préavis supplémentaire jusqu'à régularisation. Tout retard de paiement entraîne, conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, l'application de plein droit d'intérêts de retard au taux de la BCE majoré de 10 points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture impayée.

18. Volume d'usage et dépassement

L'abonnement inclut un volume mensuel de minutes de conversation (Forfait inclus). Les minutes sont décomptées par seconde, arrondies à la minute supérieure en fin d'appel. Les minutes non consommées au cours d'un Cycle ne sont ni reportables, ni remboursables sur les Cycles suivants.

Le Forfait inclus est de mille deux cents (1 200) minutes par Cycle, quelle que soit la formule de paiement. Le nombre d'appels simultanés n'est pas limité : le Service traite autant d'appels entrants concurrents qu'il en reçoit, dans la limite du Forfait inclus et du Plafond de consommation défini ci-après.

En cas de dépassement du Forfait inclus, les Minutes supplémentaires sont facturées à 0,12 € HT par minute, prélevées avec la facture du Cycle. Le Service n'est pas interrompu au-delà du Forfait inclus ; le Client est informé par SMS lorsque son Forfait inclus est consommé.

Pour la sécurité économique des deux parties, AUPTIMA applique un plafond de consommation correspondant à dix (10) fois le Forfait inclus, soit douze mille (12 000) minutes par Cycle (le « Plafond de consommation »), destiné à prévenir un usage anormal du Service (appels automatisés, boucles d'appels). Une fois ce plafond atteint, AUPTIMA peut suspendre temporairement le Service jusqu'au début du Cycle suivant, après en avoir informé le Client par e-mail ou SMS. Sur demande écrite du Client, ce plafond peut être relevé, sous réserve d'accord exprès d'AUPTIMA.

21. Durée, résiliation et suspension

Résiliation en 1 clic conforme à la loi française. Conformément à l'article L.215-1 bis du Code de la consommation (entrée en vigueur juin 2023), le Client peut résilier son abonnement à tout moment, en 1 clic, sans pénalité et sans justification, directement depuis son Espace client : app.helloauptima.com → Compte → Abonnement & factures → Résilier.

La résiliation prend effet à la fin du cycle de facturation en cours (cycle de 30 jours). Le Client conserve l'accès complet au Service jusqu'à cette date et peut réactiver son abonnement à tout moment avant l'échéance, en 1 clic également.

  • Pendant la période d'essai gratuite (14 jours) : la résiliation prend effet immédiat. Aucun prélèvement de l'abonnement n'est effectué. Seules les éventuelles Minutes supplémentaires consommées au-delà du Forfait inclus pendant l'essai peuvent faire l'objet d'une facturation à l'effet de la résiliation (section 16).
  • Après l'essai : effet à la fin du Cycle de 30 jours en cours. Aucun préavis requis. Aucun nouveau prélèvement après la date d'échéance.

Alternatives (équivalentes mais moins rapides) : e-mail à [email protected] ou via le formulaire de contact. Aucun moyen ne peut être plus difficile que la souscription en ligne (art. L.215-1 bis).

Le Service reste actif jusqu'à la fin du Cycle en cours suivant la résiliation. Aucune pénalité, aucune justification, aucun frais caché. Aucun remboursement au prorata n'est dû en cas de résiliation en cours de Cycle (le Cycle payé est utilisé jusqu'à son terme).

AUPTIMA se réserve le droit de suspendre ou de résilier le Service sans préavis en cas de manquement grave du Client à ses obligations (notamment : non-paiement, fraude, usage du Service à des fins illicites, atteinte à la sécurité technique du Service, ou violation des sections 5 et 22). Une mise en demeure préalable d'au moins quinze (15) jours est néanmoins adressée par e-mail lorsque la nature du manquement le permet.

22. Obligations du Client propres à HELLO

Le Client s'engage à :

  • fournir à AUPTIMA des informations exactes, complètes et à jour permettant la configuration correcte de HELLO ;
  • informer ses propres clients, prospects et appelants de l'utilisation d'un système d'intelligence artificielle conformément à l'article 50 du Règlement européen sur l'IA (HELLO annonce lui-même sa nature d'assistant intelligent en début d'appel) ;

23. Responsabilité

AUPTIMA est tenue à une obligation de moyens dans l'exécution des présentes. AUPTIMA met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer le bon fonctionnement du Service, sans pour autant être tenue à une obligation de résultat sur le nombre de RDV qualifiés effectivement générés.

En tout état de cause, la responsabilité d'AUPTIMA, toutes causes confondues, est expressément limitée au montant des sommes effectivement versées par le Client à AUPTIMA au titre des trois (3) Cycles précédant le fait générateur de la responsabilité.

AUPTIMA ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects subis par le Client ou par des tiers, et notamment de toute perte de chiffre d'affaires, de bénéfice, de chance, de clientèle, d'image de marque, ou de tout préjudice commercial.

Partie III — Solution AUPTIMA

La présente partie s'applique uniquement à la solution AUPTIMA.

24. Définitions propres à AUPTIMA

Au sens des présentes :

  • Service : l'offre « AUPTIMA ALL-IN-ONE », solution de gestion destinée aux salons de coiffure et de beauté, décrite en section 25.
  • Espace client : l'interface web AUPTIMA (ci-après également « la caisse ») depuis laquelle le Client utilise le Service, gère son abonnement et ses Recharges, reçoit ses alertes et contacte le support.
  • Assistant d'accueil : l'agent vocal qui prend les appels téléphoniques entrants du salon pour le compte du Client.
  • Cycle : période de facturation de l'abonnement, qui suit la date anniversaire de l'abonnement souscrit via Stripe.
  • Forfait du Cycle : volume de minutes d'accueil téléphonique et de SMS compris dans l'abonnement pour chaque Cycle, défini en section 30.
  • Recharge : volume complémentaire de minutes ou de SMS acheté par le Client en paiement unique, défini en section 31.
  • Hors-forfait : minutes d'accueil téléphonique consommées une fois le Forfait du Cycle et les Recharges de minutes épuisés, facturées dans les conditions de la section 32.

25. Description du Service

AUPTIMA ALL-IN-ONE est une offre unique. Elle comprend, sans limite ni supplément quant au nombre d'agendas :

  • une caisse certifiée NF525 ;
  • l'agenda et la réservation en ligne ;
  • le portail client ;
  • le fichier clientes ;
  • la gestion des stocks ;
  • l'Assistant d'accueil téléphonique, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, dans la limite du Forfait du Cycle et des sections 30 à 32 ;
  • les e-mails aux clientes du salon, en nombre illimité ;
  • les SMS aux clientes du salon, dans la limite du Forfait du Cycle et des Recharges ;
  • la migration des données et la prise en main ;
  • le support en français (section 33).

La caisse certifiée NF525 est fournie au moyen du module d'un éditeur tiers certifié (Hiboutik) ; les données fiscales de caisse sont conservées par ce module certifié.

Le Client reconnaît que l'Assistant d'accueil repose sur des modèles d'intelligence artificielle et que, malgré les efforts d'AUPTIMA pour en garantir la qualité, ces modèles peuvent occasionnellement produire des réponses imparfaites ou inattendues. Le Client s'engage à signaler tout dysfonctionnement via le formulaire de contact.

26. Souscription à AUPTIMA

La souscription se fait en ligne : le Client ouvre lui-même son compte et démarre la période d'essai (section 28). Aucune carte bancaire n'est demandée à ce stade.

29. Paiement et impayés

L'abonnement et les éventuelles minutes Hors-forfait sont prélevés à chaque Cycle. Les Recharges sont payées en une fois, par carte, au moment de l'achat. Chaque paiement donne lieu à l'émission d'une facture.

Impayé. En cas d'échec du prélèvement automatique à l'échéance, trois (3) nouvelles tentatives automatiques sont effectuées via Stripe sur une période de sept (7) jours. Si le paiement n'a toujours pas abouti, AUPTIMA adresse au Client une mise en demeure par e-mail. À défaut de paiement dans un délai de huit (8) jours à compter de cette mise en demeure, l'accès au Service est suspendu jusqu'au paiement intégral des sommes dues, en application de l'exception d'inexécution prévue à l'article 1219 du Code civil. Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire prévues à la section 4 restent dues.

Pendant la suspension, les données du Client sont conservées. Les archives fiscales de la caisse du salon lui sont communiquées sur simple demande, le Client étant tenu, en sa qualité de commerçant, de les conserver pendant six (6) ans.

34. Durée, résiliation et suspension

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment, sans frais et sans justification, depuis son Espace client, par e-mail à [email protected] ou via le formulaire de contact.

La résiliation prend effet à la fin du Cycle de facturation en cours. Le Client conserve l'accès au Service jusqu'à cette date. Aucun remboursement au prorata n'est dû pour le Cycle en cours.

Les minutes Hors-forfait consommées au cours de ce dernier Cycle font l'objet d'une facture de clôture, prélevée automatiquement à la fin de ce Cycle.

Le solde non consommé des Recharges n'est pas remboursé : il reste attaché au compte du Client et redevient utilisable si celui-ci souscrit à nouveau (section 31). Le sort des données du Client à la fin du contrat est régi par la section 35.

Le défaut de paiement est régi par la section 29. AUPTIMA se réserve par ailleurs le droit de suspendre ou de résilier le Service sans préavis en cas de manquement grave du Client à ses obligations (notamment : fraude, usage du Service à des fins illicites, atteinte à la sécurité technique du Service, ou violation de la section 5). Une mise en demeure préalable d'au moins quinze (15) jours est néanmoins adressée par e-mail lorsque la nature du manquement le permet.

35. Données à la fin du contrat

Pendant trente (30) jours à compter de la fin du contrat, le Client peut exporter ses données, y compris les archives fiscales de la caisse. À l'issue de ce délai, ses données sont supprimées, à l'exception des factures et pièces comptables, conservées dix (10) ans conformément à l'article L123-22 du Code de commerce.

36. Responsabilité

AUPTIMA est tenue à une obligation de moyens dans l'exécution des présentes. AUPTIMA met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer le bon fonctionnement du Service, sans être tenue à une obligation de résultat. AUPTIMA ne garantit aucun résultat, notamment en nombre d'appels, de rendez-vous ou de chiffre d'affaires. Le Service n'est assorti d'aucune garantie « satisfait ou remboursé » : la période d'essai (section 28) permet au Client de l'évaluer avant tout paiement.

La responsabilité d'AUPTIMA ne peut être engagée pour un dommage résultant d'un cas de force majeure (section 6), du fait du Client ou du fait d'un tiers. Elle ne peut pas davantage l'être pour un dommage indirect et/ou imprévisible, tel que, notamment, une perte de chiffre d'affaires ou une perte de clientèle.

Lorsque la responsabilité d'AUPTIMA est engagée, l'indemnisation due au Client, toutes causes confondues, ne peut excéder le montant total des sommes versées par le Client à AUPTIMA au cours des douze (12) mois précédant la survenance du dommage.