Conditions Générales de Vente

Version 1.1 — applicable à compter du 17 mai 2026. Les présentes CGV régissent la fourniture du service AUPTIMA aux clients professionnels.

1. Préambule et définitions

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent les relations contractuelles entre la société AUPTIMA, SASU au capital de 100 €, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 2026B00154 (SIRET 999 425 754 00010), dont le siège social est situé 27F Chemin de Champlong, 69450 Saint-Cyr-au-Mont-d'Or (ci-après « AUPTIMA » ou « le Prestataire ») et toute personne morale ou personne physique professionnelle souscrivant au Service (ci-après le « Client »).

Au sens des présentes :

  • Service : la solution AUPTIMA d'agent vocal intelligent (IA) permettant la prise et le traitement automatisé d'appels téléphoniques entrants pour le compte du Client, incluant l'interface d'administration, la téléphonie associée et les fonctionnalités décrites en section 3.
  • Forfait inclus : volume de minutes de conversation comprises dans le plan souscrit par le Client (Solo : 60 min ; Pro : 200 min ; Brio : 600 min ; Signature : à partir de 1 500 min).
  • Cycle : période de trente (30) jours calendaires courant à compter de la date d'activation du Service, renouvelable par tacite reconduction.
  • Overage : minutes consommées au-delà du Forfait inclus sur un Cycle donné, facturées au tarif unitaire défini en section 7.
  • RDV qualifié : appel entrant ayant abouti à une demande d'intervention, de devis, ou de rendez-vous commercial transmise au Client par le Service.

2. Objet et acceptation

Les présentes CGV ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles AUPTIMA fournit au Client le Service. Elles s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions, et notamment des conditions générales d'achat du Client.

La souscription au Service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGV par le Client, lequel reconnaît en avoir pris connaissance préalablement à la conclusion du contrat. L'acceptation est matérialisée par la validation de la case « J'accepte les Conditions Générales de Vente » lors de la procédure de paiement en ligne ou, le cas échéant, par signature du devis ou bon de commande.

3. Description du Service

AUPTIMA fournit au Client un agent vocal intelligent dédié, capable de prendre en charge les appels téléphoniques entrants 24h/24 et 7j/7. Le Service inclut notamment :

  • Mise à disposition d'un numéro de téléphone dédié au Client ;
  • Configuration initiale de l'agent à partir des informations métier fournies par le Client (zone, services, tarifs indicatifs, horaires, FAQ) ;
  • Prise d'appel, qualification du demandeur, prise de message, prise de rendez-vous et transmission au Client par e-mail et/ou SMS et/ou intégration calendrier ;
  • Interface web de consultation des appels et des transcriptions associées ;
  • Support technique selon le niveau correspondant au plan souscrit (voir section 8).

Le Client reconnaît que le Service repose sur des modèles d'intelligence artificielle et que, malgré les efforts d'AUPTIMA pour en garantir la qualité, ces modèles peuvent occasionnellement produire des réponses imparfaites ou inattendues. Le Client s'engage à signaler tout dysfonctionnement à l'adresse le formulaire de contact.

4. Souscription et compte client

La souscription au Service est réservée aux personnes morales ou aux personnes physiques agissant à des fins professionnelles. Le Client garantit l'exactitude des informations transmises à AUPTIMA lors de la souscription et s'engage à les mettre à jour sans délai en cas de changement.

La souscription peut être réalisée selon l'un des trois modes suivants :

  • Self-service (plan Solo uniquement) : inscription en ligne sur la page /quick-start, avec saisie par le Client lui-même des informations de configuration (identité, métier, services, horaires, zone d'intervention, coordonnées) puis validation de la carte bancaire via Stripe. Le Service est activé automatiquement en moins d'une (1) heure après inscription (provisioning Twilio + Supabase Auth + email d'accès), avec un délai contractuel maximal de vingt-quatre (24) heures ouvrées en cas d'incident technique ;
  • Accompagné (plans Pro, Brio, Signature) : après échange initial avec l'équipe AUPTIMA, signature d'un devis ou utilisation du lien de paiement transmis par e-mail ou SMS, redirigeant vers la plateforme sécurisée Stripe ;
  • Sur devis (plan Signature) : par signature d'un devis ou d'un bon de commande accepté par les deux parties.

Le Service est activé après réception du paiement initial et finalisation de la configuration. Pour les plans Pro, Brio et Signature, AUPTIMA s'engage à activer le Service dans un délai annoncé au Client lors de l'échange initial avec son équipe (typiquement sept (7) jours calendaires — voir section 9).

5. Prix, durée et facturation

Les tarifs applicables sont ceux en vigueur sur la page /tarifs du site helloauptima.com à la date de la souscription. Les prix sont exprimés en euros, hors taxes (TVA non applicable en application de l'article 293 B du CGI — franchise en base de TVA).

Selon le plan souscrit, les modalités de facturation diffèrent :

  • Plan Solo : période d'essai gratuite de quatorze (14) jours calendaires à compter de la souscription en ligne, suivie d'une facturation mensuelle (prélèvement automatique tous les trente (30) jours calendaires), sans option annuelle. Les modalités de cet essai gratuit sont détaillées au paragraphe ci-dessous ;
  • Plans Pro et Brio : le Client a le choix entre (i) facturation mensuelle par prélèvement automatique tous les trente (30) jours calendaires, ou (ii) facturation annuelle en un prélèvement unique couvrant une (1) année civile complète (trois cent soixante-cinq (365) jours calendaires consécutifs) à compter de la souscription, bénéficiant d'une remise commerciale de vingt pour cent (20 %) sur le tarif mensuel annualisé ;
  • Plan Signature : facturation selon les modalités définies au devis.

Période d'essai gratuite — plan Solo. Lors de la souscription au plan Solo, le Client renseigne et fait valider ses informations de carte bancaire via Stripe (procédure 3DS si requise par sa banque émettrice), mais aucun montant n'est prélevé pendant la période d'essai de quatorze (14) jours calendaires à compter de la date de souscription. Le Forfait inclus de 60 minutes par Cycle s'applique pendant l'essai ; les minutes consommées au-delà du Forfait pendant l'essai sont soumises à l'Overage (section 7), facturé avec le premier prélèvement à l'issue de l'essai. Le Client peut résilier à tout moment pendant l'essai depuis son tableau de bord (section 10) : en cas de résiliation avant la fin de la période d'essai, aucun prélèvement n'est effectué, à l'exception d'éventuelles minutes d'Overage consommées. À l'issue des quatorze (14) jours, et sauf résiliation préalable, l'abonnement bascule automatiquement en plan Solo payant (69 € HT/mois) et le premier prélèvement est effectué. Une notification e-mail est envoyée au Client au plus tard vingt-quatre (24) heures avant la fin de la période d'essai.

L'abonnement est conclu pour une durée indéterminée, sans engagement minimum, renouvelable par tacite reconduction au début de chaque Cycle (ou au terme de la période annuelle de 365 jours pour la facturation annuelle), sauf résiliation dans les conditions prévues à la section 10. Le tarif unitaire d'overage, applicable au-delà du Forfait inclus, est défini en section 7.

6. Modalités de paiement

Le paiement s'effectue par carte bancaire via la plateforme sécurisée Stripe Payments Europe, Ltd (siège : Dublin, Irlande), conformément à ses propres conditions. AUPTIMA n'a jamais accès ni ne conserve les données de paiement du Client, lesquelles transitent uniquement par les serveurs de Stripe (certifié PCI-DSS niveau 1).

Collecte de la carte bancaire pour le plan Solo (essai gratuit). Lors de la souscription au plan Solo, la validation de la carte bancaire du Client est requise pour activer la période d'essai gratuite de quatorze (14) jours (section 5). Aucun montant n'est débité lors de cette validation, qui correspond à une autorisation Stripe (SetupIntent) visant uniquement à confirmer la validité du moyen de paiement (procédure 3DS le cas échéant). Le premier prélèvement intervient à l'issue de la période d'essai, sauf résiliation préalable par le Client.

En cas d'échec du prélèvement automatique à l'échéance, AUPTIMA tentera trois (3) relances automatiques via Stripe sur une période de sept (7) jours. À défaut de régularisation, le Service pourra être suspendu sans préavis supplémentaire jusqu'à régularisation. Tout retard de paiement entraîne, conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, l'application de plein droit d'intérêts de retard au taux de la BCE majoré de 10 points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture impayée.

7. Volume d'usage et dépassement

Chaque plan inclut un volume mensuel de minutes de conversation (Forfait inclus). Les minutes sont décomptées par seconde, arrondies à la minute supérieure en fin d'appel. Les minutes non consommées au cours d'un Cycle ne sont ni reportables, ni remboursables sur les Cycles suivants.

En cas de dépassement du Forfait inclus, les minutes supplémentaires (Overage) sont facturées à 0,20 € HT par minute, prélevées en fin de Cycle.

Pour la sécurité économique des deux parties, AUPTIMA applique un plafond de consommation correspondant à 150 % du Forfait inclus (le « hard cap »). Une fois ce plafond atteint, AUPTIMA peut suspendre temporairement le Service jusqu'au début du Cycle suivant, après en avoir informé le Client par e-mail ou SMS. Sur demande écrite du Client, ce plafond peut être relevé, sous réserve d'accord exprès d'AUPTIMA.

8. Engagement de niveau de service

AUPTIMA s'engage à fournir le Service avec une disponibilité annuelle moyenne de 99 %, hors opérations de maintenance planifiée (annoncées au moins 48 heures à l'avance) et hors événements de force majeure définis à la section 13.

Le Client accède à l'espace de support depuis son tableau de bord client AUPTIMA. Cet espace permet de consulter les réponses aux questions courantes et d'ouvrir un ticket transmis à l'équipe AUPTIMA basée à Lyon. Délai de prise en charge initiale selon le plan souscrit, en heures ouvrées (Lun-Ven 9h-18h Europe/Paris hors jours fériés français) :

  • Plan Solo — réponse sous 24 heures ouvrées, via canal écrit (dashboard + email) uniquement.
  • Plan Pro — réponse sous 24 heures ouvrées.
  • Plan Brio — réponse sous 8 heures ouvrées.
  • Plan Signature — réponse sous 4 heures ouvrées, avec interlocuteur dédié et possibilité d'escalade téléphonique (rappel sous 30 minutes en heures ouvrées).

En cas d'interruption continue du Service supérieure à quatre (4) heures consécutives sur une plage horaire ouvrée, le Client peut demander un crédit au prorata du temps d'indisponibilité, déductible sur la prochaine facture. Cette demande doit être adressée par écrit dans les trente (30) jours suivant l'incident.

10. Durée, résiliation et suspension

Résiliation en 1 clic conforme à la loi française. Conformément à l'article L.215-1 bis du Code de la consommation (entrée en vigueur juin 2023), le Client peut résilier son abonnement à tout moment, en 1 clic, sans pénalité et sans justification, directement depuis son espace d'administration : app.helloauptima.com → Compte → Plan & factures → Résilier.

La résiliation prend effet à la fin du cycle de facturation en cours (cycle de 30 jours pour la facturation mensuelle, ou au terme de la période annuelle de 365 jours pour la facturation annuelle). Le Client conserve l'accès complet au Service jusqu'à cette date et peut réactiver son abonnement à tout moment avant l'échéance, en 1 clic également.

  • Plan Solo pendant la période d'essai gratuite (14 jours) : la résiliation prend effet immédiat. Aucun prélèvement de l'abonnement n'est effectué. Seules les éventuelles minutes d'Overage consommées au-delà du Forfait inclus pendant l'essai peuvent faire l'objet d'une facturation à l'effet de la résiliation (section 5).
  • Plans mensuels (Solo après essai, Pro, Brio, Signature) : effet à la fin du Cycle de 30 jours en cours. Aucun préavis requis. Aucun nouveau prélèvement après la date d'échéance.
  • Facturation annuelle (Pro, Brio) : effet au terme de la période annuelle payée (365 jours calendaires à compter de la souscription). La résiliation anticipée ne donne pas lieu à un remboursement du solde, sauf application des garanties commerciales prévues à la section 9.

Alternatives (équivalentes mais moins rapides) : e-mail à [email protected] ou via le formulaire de contact. Aucun moyen ne peut être plus difficile que la souscription en ligne (art. L.215-1 bis).

Le Service reste actif jusqu'à la fin du Cycle en cours suivant la résiliation. Aucune pénalité, aucune justification, aucun frais caché. Aucun remboursement au prorata n'est dû en cas de résiliation en cours de Cycle (le Cycle payé est utilisé jusqu'à son terme).

AUPTIMA se réserve le droit de suspendre ou de résilier le Service sans préavis en cas de manquement grave du Client à ses obligations (notamment : non-paiement, fraude, usage du Service à des fins illicites, atteinte à la sécurité technique du Service, ou violation de la section 11). Une mise en demeure préalable d'au moins quinze (15) jours est néanmoins adressée par e-mail lorsque la nature du manquement le permet.

11. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

  • fournir à AUPTIMA des informations exactes, complètes et à jour permettant la configuration correcte de l'agent ;
  • ne pas utiliser le Service à des fins frauduleuses, illicites, contraires aux bonnes mœurs ou portant atteinte aux droits de tiers ;
  • ne pas tenter de contourner les mécanismes de sécurité ou de plafonnement du Service ;
  • informer ses propres clients, prospects et appelants de l'utilisation d'un agent automatisé conformément à l'article 50 du Règlement européen sur l'IA (l'agent annonce lui-même sa nature d'assistant intelligent en début d'appel) ;
  • respecter les obligations légales applicables à son activité, et notamment celles relatives à la protection des données personnelles de ses propres appelants.

12. Responsabilité

AUPTIMA est tenue à une obligation de moyens dans l'exécution des présentes. AUPTIMA met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer le bon fonctionnement du Service, sans pour autant être tenue à une obligation de résultat sur le nombre de RDV qualifiés effectivement générés (en dehors du cadre spécifique de la garantie définie en section 9).

En tout état de cause, la responsabilité d'AUPTIMA, toutes causes confondues, est expressément limitée au montant des sommes effectivement versées par le Client à AUPTIMA au titre des trois (3) Cycles précédant le fait générateur de la responsabilité.

AUPTIMA ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects subis par le Client ou par des tiers, et notamment de toute perte de chiffre d'affaires, de bénéfice, de chance, de clientèle, d'image de marque, ou de tout préjudice commercial.

13. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations en cas de survenance d'un événement de force majeure, au sens de l'article 1218 du Code civil, et notamment : panne généralisée des réseaux de télécommunications, interruption de service des fournisseurs tiers indispensables au Service (Google Cloud, Twilio, Stripe, Supabase, etc.), attaque informatique d'ampleur, décision administrative ou judiciaire empêchant la poursuite du Service, conflit armé, pandémie, ou tout autre événement habituellement qualifié de force majeure par la jurisprudence française.

14. Données personnelles

Le traitement des données personnelles collectées dans le cadre de l'exécution du Service est régi par la Politique de Confidentialité d'AUPTIMA, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

Dans le cadre du Service, AUPTIMA agit en qualité de sous-traitant du Client pour les données des appelants traitées au nom et pour le compte du Client. Un accord de sous-traitance (DPA) conforme à l'article 28 du RGPD est disponible sur simple demande à [email protected] ou via le formulaire de contact.

15. Briopriété intellectuelle

L'ensemble des éléments composant le Service (logiciels, bases de données, marques, interfaces, modèles, documentation) demeure la propriété exclusive d'AUPTIMA ou de ses partenaires. La souscription au Service ne confère au Client qu'un droit d'usage personnel, non exclusif, non transférable, limité à la durée de l'abonnement.

Les contenus métier fournis par le Client (base de connaissances, fiches services, tarifs indicatifs, scripts spécifiques, etc.) demeurent la propriété exclusive du Client. Le Client concède à AUPTIMA, pour la durée du contrat, un droit d'usage strictement nécessaire à la fourniture du Service.

Les transcriptions d'appels collectées dans le cadre du Service peuvent être utilisées par AUPTIMA, après anonymisation conforme au RGPD, à des fins d'amélioration continue des modèles d'IA utilisés (intérêt légitime). Le Client peut s'opposer à cette réutilisation par simple e-mail à [email protected] ou via le formulaire de contact.

16. Confidentialité

Chacune des parties s'engage à conserver strictement confidentielles toutes les informations identifiées comme telles, ou présentant un caractère manifestement confidentiel, dont elle aurait connaissance à l'occasion de l'exécution des présentes. Cette obligation perdure pendant deux (2) ans après la fin du contrat.

17. Modification des CGV

AUPTIMA se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Les Clients seront informés de toute modification substantielle par e-mail, au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. Le Client peut, en cas de désaccord avec les modifications, résilier le Service sans préavis avant la date d'entrée en vigueur, sans pénalité ni indemnité.

18. Loi applicable et règlement des litiges

Les présentes CGV sont régies par le droit français. Les parties s'efforceront de régler à l'amiable tout différend né de l'interprétation ou de l'exécution des présentes, préalablement à toute action contentieuse.

Conformément à l'article L611-1 du Code de la consommation, le Client professionnel peut, en cas de litige non résolu à l'amiable, saisir le Médiateur des entreprises (www.economie.gouv.fr/mediateur-des-entreprises).

À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à la formation, à l'exécution ou à l'interprétation des présentes CGV sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Lyon, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

19. Mentions légales

AUPTIMA — SASU au capital de 100 € — Siège social : 27F Chemin de Champlong, 69450 Saint-Cyr-au-Mont-d'Or — SIRET 999 425 754 00010 — RCS Lyon N° 2026B00154 — TVA non applicable, art. 293 B du CGI — Représentant légal : M. Coin, Président.

Contact général : [email protected] ou via le formulaire de contact. Question relative à la facturation : [email protected]. Support clients (résiliation, garanties, remboursement) : [email protected]. Données personnelles / RGPD / DPO : [email protected].