Comment AUPTIMA déploie votre agent vocal IA en 7 jours

De votre appel de cadrage à votre premier client capté par l'agent : 4 étapes, 7 jours, un seul interlocuteur AUPTIMA. Pas de chef de projet à relancer, pas de service technique externe à briefer, pas de jargon. On parle métier, on fait le boulot, vous décrochez moins.

Démarrer mon agent gratuitement → ⚡ Live en 1h · 14 jours gratuits · Résiliation 1 clic · Préfère parler à un humain (15 min) ?
1 Cadrage Jour 0
2 Base de connaissance Jours 1-3
3 Paramétrage Jours 4-5
4 Mise en prod Jours 6-7

AUPTIMA est un éditeur français de logiciel SaaS d'agent vocal IA spécialement conçu pour les artisans français — plombiers, électriciens, chauffagistes, menuisiers, peintres, serruriers, couvreurs. Cette page décrit la méthode de déploiement étape par étape, depuis le premier contact commercial jusqu'à la mise en production de l'agent sur le numéro pro du client.

Les 4 étapes en un coup d'œil

Étape Quand Durée Vous nous donnez On vous remet
1. Appel de cadrage Jour 0 15 min Vos contraintes métier Devis sur mesure + plan d'action
2. Collecte de la base de connaissance Jours 1-3 1 visio 1h + back-and-forth async Horaires, services, FAQ, urgences, scénarios spéciaux Brouillon de KB pour validation
3. Paramétrage technique Jours 4-5 Côté AUPTIMA (zéro action) (rien) Numéro pro Twilio + voix calibrée + Google Calendar connecté
4. Mise en prod + accompagnement 7j Jours 6-7 puis week 1 7 jours actifs Vos retours sur 1ères convos Activation, monitoring quotidien, ajustements

Étape 1 — Appel de cadrage (15 min)

La première fois où on échange.

  • Format : visio Google Meet (ou téléphone si vous préférez).
  • Sujets abordés : votre métier, votre volume d'appels actuel, ce que vous voulez automatiser, ce que vous voulez garder humain.
  • Notre engagement : aucun blabla commercial inutile. On rentre dans le concret dès la 1ère minute. Si AUPTIMA n'est pas adapté à votre cas, on vous le dit franchement et on vous renvoie chez un confrère plus pertinent.
  • À la fin du call : devis adapté à votre volume.
    • Pro — 149 €/mois
    • Brio — 299 €/mois
    • Signature — sur devis (multi-langues, multi-sites, volumes élevés)
Si vous décidez d'avancer, on enchaîne directement avec l'Étape 2. Si vous voulez réfléchir, le devis reste valable 30 jours, sans relance commerciale.

Étape 2 — Collecte de votre base de connaissance (KB)

Le moment clé.

C'est l'étape la plus importante. L'agent vocal IA ne sera bon que si la KB est solide. Une mauvaise KB = un agent qui hésite, qui invente, ou qui transfère tout le temps. Une bonne KB = un agent qui parle comme vous l'auriez fait, en mieux structuré.

Modalités

1 visio d'1 heure (ou questionnaire web async si vous préférez bosser à votre rythme) pour structurer votre KB avec un consultant AUPTIMA. On vient avec un canevas prêt, vous remplissez les blancs, on creuse là où c'est flou.

Les 7 catégories qu'on couvre ensemble

  1. Zone géographique — où vous intervenez (communes, rayon en km, zones noires).
  2. Services & tarifs indicatifs — ce que vous facturez et combien (TTC, hors devis, forfait déplacement, etc.).
  3. Horaires d'ouverture — jours, créneaux, urgences acceptées hors horaires.
  4. FAQ métier — les 10 questions que vos clients vous posent le plus, avec votre réponse type.
  5. Scénarios spéciaux — urgences, week-ends, jours fériés, fermeture estivale, indispo planifiée.
  6. Transferts & escalades — quand l'agent vous appelle vous directement plutôt que de gérer en autonomie.
  7. Interdits explicites — ce que l'agent NE doit jamais dire ou faire (engagement de prix ferme, devis sans visite, etc.).
Vous restez maître à 100 % de votre KB. Vous pouvez la modifier vous-même à tout moment depuis votre dashboard. Changement d'horaires, nouveau service, tarif qui bouge : édition en 30 secondes, prise en compte par l'agent dans la minute.

Livrable : brouillon de KB envoyé pour relecture et validation avant le passage en prod. Vous lisez, vous corrigez, on intègre.

Étape 3 — Paramétrage technique

Côté AUPTIMA, zéro action de votre part.

Sur 24 à 48h ouvrées, notre équipe configure :

  • Briovisioning du numéro pro Twilio. Un numéro français géographique (01, 02, 03, 04, 05) SMS-capable. Vous pouvez aussi nous fournir un numéro existant à porter, sous réserve de faisabilité opérateur (on vérifie en amont).
  • Choix de la voix. Un catalogue de 4 à 6 voix françaises (féminines/masculines, accents neutres ou typés). Vous écoutez chacune et choisissez celle qui colle à votre image de marque. Possibilité de changer plus tard si besoin.
  • Connexion Google Calendar. L'agent peut prendre des RDV directement dans votre agenda. OAuth sécurisé : on n'accède jamais à vos données perso, uniquement à l'agenda pro que vous nous autorisez.
  • Tests internes sur une vingtaine de scénarios. Client classique, plombier en urgence à 22h, faux numéro qui veut juste discuter, prospect en colère, langue étrangère, devis flou… On simule tout en interne avant que ça touche un vrai client.

Étape 4 — Mise en prod + accompagnement actif sur 7 jours

Jour J : l'agent est activé sur votre numéro.

À partir de ce moment, chaque appel entrant est traité par l'IA. Vous n'avez plus à décrocher sauf si l'agent vous transfère un cas qu'il a identifié comme prioritaire.

  • Notification SMS + email après chaque appel. Résumé en 30 secondes : qui a appelé, ce qu'il voulait, ce que l'agent a fait (RDV pris, devis envoyé, rappel programmé, transfert humain).
  • Monitoring quotidien AUPTIMA pendant 7 jours. On relit toutes les conversations, on détecte les améliorations possibles, on ajuste votre KB au quotidien sans que vous ayez à intervenir.
  • Essai gratuit 14 jours (plan Solo). Démarrez votre agent en 2 minutes, 0 € débité avant J+14. Si ça ne vous convient pas, résiliation 1 clic depuis votre dashboard — aucun prélèvement. Conforme à l'article L.215-1 bis du Code de la consommation.
  • Garantie d'activation 7 jours. Si dans 7 jours l'agent n'a pas traité au moins son 1er appel client utile, on continue gratuitement jusqu'à activation effective. Pas de facturation avant que ça tourne.
  • Garantie 30 jours satisfait ou remboursé (plans Pro, Brio, Signature). Si pendant le 1er mois l'agent ne vous rapporte aucun RDV qualifié, remboursement intégral du mois. Sans questions, sans paperasse. (Conditions détaillées : CGV section 9.)

Ce qui se passe après le 1er mois

L'agent ne s'arrête pas à l'activation. Voilà ce que vous obtenez en récurrent, mois après mois.

  • Amélioration continue de votre KB (incluse en Brio & Signature). Vous nous remontez des cas atypiques, on les intègre. Plus l'agent vit, mieux il répond.
  • Rapport hebdomadaire automatisé. Volume d'appels, taux de prise de RDV, alertes (appels perdus, scénarios non gérés), suggestions concrètes pour la semaine d'après.
  • Support en français. Ticket via votre dashboard. SLA de réponse : 24h en Pro, 8h en Brio, 4h en Signature. Pas de chatbot indien à 3h du matin, vous tombez sur quelqu'un qui connaît votre dossier.
  • Modifications à la volée. Vous partez en vacances en juillet ? Vous changez vos horaires dans le dashboard en 30 secondes. L'agent prend en compte dans la minute. Pas de ticket, pas d'attente.

Les 8 questions qu'on nous pose tout le temps

Que se passe-t-il si l'agent dit une bêtise ou ne sait pas répondre ?

L'agent est paramétré pour jamais inventer. Si une question sort de sa KB, il a 3 comportements possibles selon votre choix : (1) transférer l'appel vers votre mobile, (2) proposer un rappel programmé sous 30 min par un humain, ou (3) prendre les coordonnées et envoyer un email à votre adresse pro. C'est vous qui décidez du comportement par défaut à la mise en prod.

Combien de temps faut-il pour que l'agent connaisse vraiment mon métier ?

Dès la fin de l'Étape 2 (jour 3), l'agent maîtrise 80 à 90 % des appels classiques. Les 10 à 20 % restants se peaufinent pendant la semaine d'accompagnement (Étape 4) et continuent à s'affiner au fil des mois si vous êtes en plan Brio ou Signature. On considère qu'à 6 semaines d'usage, votre agent est mieux briefé que n'importe quel intérimaire à qui vous donneriez 2 jours de formation.

Puis-je écouter les appels qu'il a traités ?

Oui. Tous les appels sont enregistrés (avec mention légale automatique en début de conversation) et consultables dans votre dashboard, avec transcription écrite et résumé IA. Vous pouvez écouter en streaming, télécharger le MP3, ou exporter la transcription. La conservation est de 90 jours par défaut, paramétrable selon votre politique RGPD.

Comment je modifie sa base de connaissance moi-même ?

Depuis votre dashboard AUPTIMA, onglet "Base de connaissance". Interface simple, 7 sections (les mêmes que celles de l'Étape 2). Vous éditez en texte libre, vous sauvegardez, c'est pris en compte par l'agent en moins de 60 secondes. Aucune compétence technique requise. Pour les modifs plus structurantes (nouveau service, refonte tarifaire), notre support peut vous aider gratuitement en Brio et Signature.

Et si l'IA tombe en panne en plein samedi midi ?

Notre infrastructure tourne sur Twilio (Ireland) et Google Vertex AI (Belgique), deux fournisseurs avec des SLA > 99,9 %. En cas d'incident côté AUPTIMA, un fallback automatique redirige vos appels vers votre numéro de mobile, ou diffuse un message d'attente personnalisé selon votre choix. Vous êtes notifié par SMS dans la minute. Le monitoring tourne 24/7, on est généralement au courant avant nos clients.

Puis-je arrêter à tout moment ?

Oui. Préavis de 30 jours, résiliation par simple email à [email protected]. Aucune pénalité, aucun engagement de durée caché. Vos données vous sont restituées sous 7 jours (export CSV de la KB, archives MP3 des appels) et nous supprimons tout sous 30 jours, conformément au RGPD.

Mes données et celles de mes clients restent-elles en Europe ?

Oui. Hébergement UE strict : modèles IA sur Google Vertex AI région Belgique (europe-west1), téléphonie sur Twilio région Ireland (eu-ireland), base applicative sur Supabase région Frankfurt. Conformité RGPD native, registre des traitements documenté, DPA disponible sur demande. Droit d'opposition, d'accès et d'effacement applicables sans frais via notre adresse DPO.

Combien d'appels en parallèle l'agent peut-il gérer ?

Aucune limite pratique. L'agent peut traiter plusieurs dizaines d'appels simultanés sans dégradation de qualité. Le plan Pro inclut jusqu'à 200 minutes/mois, Brio 600 minutes/mois, Signature illimité. Au-delà, facturation à la minute consommée (0,15 €/min en Pro, 0,10 €/min en Brio). Vous ne perdrez plus jamais un appel parce que la ligne était occupée.

Soyons honnêtes : ce qui peut bloquer

AUPTIMA ne marche pas pour tout le monde. Voilà les cas où on vous déconseille de signer.

  • Volume d'appels < 5/semaine. Économiquement pas pertinent. À ce volume, vous décrochez vous-même ou vous payez un standardiste 2h/semaine, ça reviendra moins cher.
  • Métier hyper-spécialisé sans FAQ stabilisée. Si votre activité repose sur des conversations très ad-hoc, sans questions récurrentes, l'IA n'a pas de matériau de base. Revenez nous voir quand vous aurez 6 mois d'historique structuré.
  • Besoin de répondre dans plus de 3 langues simultanément. Possible uniquement en plan Signature, sur devis. Au-delà de FR + EN + ES, on calibre au cas par cas, avec un délai de déploiement allongé (2 à 3 semaines au lieu de 7 jours).
  • Refus catégorique d'utiliser un agenda numérique. L'agent ne peut pas prendre de RDV sans agenda connecté. Si vous tenez à votre cahier papier, on peut faire de la qualification d'appels uniquement, mais 50 % de la valeur s'évapore.

Prêt à voir si AUPTIMA fonctionne pour votre métier ?

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